Em muitas empresas o trabalho colaborativo já é uma realidade. Mesas e salas compartilhadas fazem parte do dia a dia da equipe. Para quê? Oras, para fazê-la interagir mais e gerar novas ideias as suas ocupações e ao negócio como um todo. Mas como seria dar um passo a mais nesse sentido? Já ouviu falar no hot desking?

Hoje queremos tratar sobre esse modelo que vem para propor um jeito diferente de pensar o uso do escritório: sem lugares fixos. Isso mesmo!

A ideia é fazer com que todos experimentem ambientes diferentes a cada dia, aprendendo a produzir com colaboradores de outras áreas e sobre novas perspectivas, deixando para lá o comodismo.

Você vai entender os pontos positivos e negativos dessa visão e entenderá se ela serve ou não para o seu caso. Acompanhe!

De onde vem o conceito de hot desking?

A eliminação das mesas fixas no escritório compreende apenas a uma dimensão da teoria de Erik Veldhoen, que defende a diminuição do número de estações de trabalho em prol ao aumento do uso de espaços variados para incentivar maneiras diferentes de se trabalhar. Já pensou nessa possibilidade?

Em grande parte, hoje, ela tem se difundido por conta das facilidades que a internet sem fio proporciona, ao lado de equipamentos como laptops e tablets, é claro. A tecnologia acompanha literalmente o movimento dos colaboradores, sobretudo os das novas gerações, que tanto valorizam empregos dinâmicos.

Os espaços de coworking, cada vez mais comuns, também ajudaram a popularizar a prática com suas salas compartilhadas, profissionais de companhias distintas e horários flexíveis.

Mas, afinal, será que o hot desking pode ser aplicado na sua empresa?

Vantagens do modelo

Quem defende a proposta trazida pelo conceito pode apresentar argumentos como:

• Cultura de inovação: Eliminar as estações fixas ajuda os ocupantes a criarem novas soluções em conjunto de colegas com os quais, de forma diferente, não conviveriam. Essa movimentação tende a favorecer a criatividade e um olhar mais horizontal para os efeitos decorrente de suas atividades;
• Melhor aproveitamento dos ambientes: Mesas vagas ou paradas podem ser entendidas como desperdício de espaço. Concorda? No entanto, com o hot desking situações como essas deixam de existir. Isso porque qualquer um tem a liberdade de utilizá-las de modo produtivo, assim como outros lugares até inusitados, como o jardim;
• Estímulo à organização: O fato de migrar para outras acomodações força os colaboradores a não deixar seus pertences espalhados por aí. Eles precisam guardá-los para poder levá-los consigo;
• Redução de custos iniciais: Negócios que estão dando seus primeiros passos podem ter dificuldade de manter uma estrutura física rígida, com pessoal trabalhando full-time. Horários, equipes e jobs flexíveis podem ser necessários nesse contexto. Então, por que ter mesas fixas? O melhor é ocupar o local somente quando for preciso. Apenas com o grupo e os recursos essenciais para a realização daquelas tarefas. Assim, evita-se um investimento maior.

Embora existam, de fato, esses benefícios em potencial, é necessário entender, ainda assim, se o hot desking poderia ou não ser aplicado a sua realidade.

Cuidados a considerar

Quando o modelo abordado faz sentido para uma organização, uma série de otimizações têm de ser providenciada para garantir que sua utilização seja inteligente e sadia. Por exemplo, o mobiliário precisa facilitar as mudanças constantes do time. Mesas e cadeiras reguláveis são indispensáveis nesse sentido, afinal, a ergonomia não pode ser prejudicada.

Mas pode ser que o sistema não se encaixe no seu fluxo de trabalho. Em um projeto de Arquitetura Corporativa isso é devidamente analisado. Empresas mais tradicionais, com tarefas que exigem máxima concentração, em geral, não se encaixam nas diretrizes do hot desking. Já ocupações que requerem mais criatividade e interação são propícias ao método. Escritórios que contam com colaboradores temporários ou que mesclam atividades em home office também.

Entre em contato com a DABUS ARQUITETURA e conheça nossas soluções para o seu escritório. Juntos encontraremos as melhores soluções para o seu sucesso.

Referências: HubSpot, Regus, Coworking Town.