Não são incomuns os problemas gerados por falta de entendimento dentro das empresas. Um fala de um jeito e o outro decodifica de um modo completamente diferente da intenção original. Já viu isso? Bem, procurando a fonte da confusão, é frequente identificarmos falhas de comunicação no ambiente de trabalho.

Para abordarmos este tema, é importante lembrar que “comunicação” é um conceito vasto, que abrange diferentes ações humanas. Ou seja, além de considerar a maneira como cada um se expressa, temos também que prestar atenção nos meios utilizados para transmitir a mensagem. Ou seja, para otimizar essa questão no escritório, é necessário trabalhar os indivíduos, os canais e os processos.

O resultado dessa busca será um time muito mais integrado, alinhado e assertivo. O negócio, como um todo, se tornará mais ágil e até mais econômico, por evitar o emprego de recursos para a correção de falhas.

Continue a leitura e saiba o que fazer para colher benefícios como esses!

Por que há tantos problemas com a comunicação no ambiente de trabalho?

As plataformas e apps de mensagens instantâneas criaram a impressão de que os problemas de comunicação estavam, agora, todos solucionados. A ilusão criada por ferramentas acessíveis, como o WhatsApp, atingiu também os ambientes corporativos, onde elas são utilizadas de diferentes maneiras. Mas, para que sejam produtivas, é necessário que as pessoas estejam bem orientadas e os processos claros para todos.

Outros sistemas podem ajudar nesse sentido. Porém, o esforço humano será sempre indispensável. Os colaboradores precisam desenvolver suas habilidades, os líderes precisam ser atentos e objetivos, e o espaço pode favorecer uma comunicação mais fluida e horizontal. Muitas vezes o que a impede é a maneira como as mesas estão dispostas.

Cada caso pede uma análise apurada. Todavia, a seguir relacionamos algumas dicas gerais para ajudar a tornar a comunicação no ambiente de trabalho mais eficiente.

1. Desenvolva os talentos

Pessoas tímidas ou que têm dificuldade de “traduzir” seus pensamentos devem desenvolver a capacidade da oratória. Alguns podem ter de melhorar a forma como escrevem. Tem ainda aqueles que não registram adequadamente as informações. Todos esses podem gerar conflitos de ordem comunicacional. Por isso, treine, invista em sua equipe.

2. Direcione bem os canais

As ferramentas digitais são muito práticas no dia a dia de uma organização. Não restam dúvidas a esse respeito. Entretanto, é essencial contar com uma política clara de uso.

Defina quais canais serão direcionados para tratar sobre assuntos triviais, como festas e conversas paralelas. Escolha quais meios ficarão reservados para os comunicados oficiais (pode ser uma newsletter, por exemplo). Tenha também alguma mídia direcionada à educação dos funcionários, como um intrablog.

Enfim, aproveite o melhor de cada plataforma de acordo com os diversos tipos de temas a serem tratados. Mas, esteja certo de que todos estão por dentro do que ficou combinado.

3. Conte com tecnologias de gestão

Hoje, onde ficam arquivados os processos de venda? Onde estão os dados gerenciais do seu negócio? Se alguém sair da função, outro poderá assumi-la sem dificuldade?

É imprescindível dispor de tecnologias que ajudem a deixar a casa em ordem. O CRM e o ERP são as principais delas. Pesquise bons fornecedores, conforme suas necessidades. Elas já estão claras para você? Então, comece criando um mapeamento preciso acerca das mesmas.

4. Use e abuse das imagens

Uma ótima maneira de comunicar bem a identidade da sua marca para o público interno é explorando todo o potencial que as imagens têm a oferecer. Formas, cores, cenas, símbolos, fotos. Há uma vasta gama de recursos que pode ser empregada tanto nas peças de divulgação, quanto no espaço físico. Crie uma atmosfera que respire o conceito do seu negócio!

5. Saiba ouvir

Sem ouvir a sua equipe não tem como estabelecer de modo satisfatório a comunicação no ambiente de trabalho. Valorize a opinião do pessoal. Faça reuniões semanais de alinhamento, crie a “caixinha de sugestões”, prepare momentos de brainstorm, converse individualmente com os colaboradores. Deixe que eles se expressem para sentirem que fazem parte da construção diária da empresa.

6. Adeque seu ambiente de trabalho

Layouts open space, mesas compartilhadas e áreas de convívio são estratégias muito bem-vindas para estimular a interação entre os ocupantes. Com o acesso à fala mais próximo, a comunicação tende a fluir melhor. Porém, é de suma relevância estabelecer parâmetros a serem seguidos, para que não surjam apenas conversas improdutivas. Crie uma cultura colaborativa, gerenciando de perto o comportamento dos indivíduos.

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